Soepel forecasten dankzij de toepassing van OneStream

Van Flight Operations tot Cargo: elke divisie binnen KLM heeft een eigen Finance-afdeling. Maar goed ook, want het vakgebied is het financiële geweten van de organisatie.Alle uitgaven die de business wil doen, worden eerst door Finance gecheckt. Bovendien voorspellen ze iedere maand hoe KLM er aan het eind van het jaar voorstaat – een ingewikkeld en tot kortgeleden stroef proces. Veel cijfers, weinig tijd: daar wisten Arno en z’n team wel raad mee.

Levens makkelijker maken

Als product owner werkt Arno al tien jaar mee aan projecten om Finance-processen te verbeteren. De ene keer gaat dat om een implementatie van digitale PowerPoints (CXO), de andere keer om een applicatie die het leven van de business controller makkelijker maakt – zoals OneStream. ‘Als Finance-afdeling zitten we natuurlijk continu boven op de cijfers. Zo maken onze business controllers iedere maand per afdeling de balans op en voorspellen ze wat de rekening aan het eind van het jaar gaat zijn. Dat deden ze altijd met behulp van Excel, maar dankzij de komst van OneStream hoeft dat niet meer.’

Wij presenteren u: OneStream

‘OneStream is een state-of-the-arttool waarin we alle financiële datastromen automatiseren. Zo krijgen we meer informatie in minder tijd. Mijn rol? Ik was product owner. Dat begon vier jaar geleden toen ik de requirements opzette: wat willen we bereiken? Daarna was ik betrokken bij de keuze van de tool en vervolgens hielp ik ook bij de implementatie ervan. Een grote verantwoordelijkheid, in meerdere fases. Daarnaast was ik de schakel tussen alle partijen die hier iets mee te maken hadden: van de business tot corporate en IT.’

Kerosinekosten berekenen

Het OneStream-platform introduceren was een intensief verandertraject, maar wél direct waardevol, laat Arno weten. ‘Neem de Fuel Department: voorheen vulden de business controllers in Excel in hoeveel kerosine er werd verbruikt bijvoorbeeld.Met die informatie berekenen ze de kosten voor de rest van het jaar. Daarnaast calculeren ze ook zaken op vluchtniveau, zo geven ze inzicht in de winstgevendheid per route – route profitability noemen we dat.’

Een jaar vooruit

‘Ander voorbeeld’, gaat Arno verder. ‘Bij KLM werken zo’n 33.000 mensen, verdeeld over drie cao’s. Vroeger had elke divisie een eigen model om salarissen te berekenen. Kregen collega’s een verhoging? Dan ging de communicatie daarover via de mail, waarna controllers het handmatig in hun eigen Excel-model invoerden. Ook daar neemt OneStream het volledige takenpakket over. Nu vindt iedere business in OneStream namelijk precies dezelfde input. Denk aan de loonschalen volgens de KLM-cao, maar ook aan andere salarisdetails die we van HR ontvangen. Zo zien we bijvoorbeeld in één oogopslag dat iedereen in maart een verhoging heeft gehad.’

‘In principe loopt onze financiële forecast altijd voor een kalenderjaar’, legt hij uit.'Dat begint dus met een complete voorspelling van januari tot en met december. Daarna stellen we ‘m elke maand bij: wat is de huidige bezetting en hoeveel fte’s hebben we in de toekomst? Daarvoor krijgen we data vanuit onze hr-systemen. Zo houdt het model al rekening met mensen die het komende jaar met pensioen gaan – die informatie wordt automatisch aangepast in de forecast.’

Tijd is geld

‘Het doel van OneStream is uiteindelijk: meer efficiency in processen en inzicht in KLM’s winstgevendheid. Hierdoor zijn business controllers minder tijd kwijt aan het forecasting-proces. Maar inzicht in de winstgevendheid van een specifieke route is ook een belangrijke functie van de nieuwe applicatie. Zo ondersteunen we de business namelijk óók op routeniveau. Aan de hand van die informatie bepaalt de business of we bijvoorbeeld vaker naar New York moeten vliegen, of dat we beter met een ander type vliegtuig naar Shanghai vertrekken. Verder delen we de OneStream-data ook eenvoudig met andere belanghebbenden binnen de organisatie. Zo geniet uiteindelijk elke KLM’er – direct of indirect – van de voordelen van deze tool.’