Finance-robot Fiona voor de facturen

Bij KLM komen ontzettend veel facturen binnen, onder meer van agents, tussenpersonen en leveranciers. Die moeten aan een aantal voorwaarden voldoen. Of ze dat doen, werd voorheen gecontroleerd door Finance-medewerkers. Vaak was dat een tijdrovende, kostbare en best wel saaie klus. Daarom hebben Martin Eisses en collega’s een robot ontwikkeld die hen dat werk uit handen kan nemen. ‘Veel preciezer, en daarbij: nu houden we tijd over voor leuk werk.’

Factuur na factuur na factuur

Alle facturen die bij KLM binnenkomen, moeten aan een aantal vereisten voldoen. ‘Het bedrag moet natuurlijk kloppen, maar hetzelfde geldt voor de omschrijving, kostenplaats en een paar andere elementen’, vertelt Martin, Finance-business analyst binnen KLM Commercial. ‘Voorheen was het aan mij of een collega om een factuur goed te keuren. Niet het leukste werk, het is namelijk best repetitief werk. Bovendien: als je veel facturen moet checken, sluipt een foutje er al gauw in. Én er zit gewoon tijd in, waardoor het KLM geld kost.’

Tot op de decimalen nauwkeurig

Dat kan efficiënter, dacht Martin toen hij bij KLM begon. Daarom raakte hij al gauw betrokken bij de ontwikkeling van een Finance-robot. ‘De potentie was hetzelfde als bij andere technologische, AI-gebaseerde ontwikkelingen: meer werk verzetten in minder tijd en met een lagere foutgevoeligheid. Ik heb opgesteld waar het hulpmiddel precies aan moest voldoen en contact gehouden met collega’s bij RPA Finance, degenen die het ontwikkelwerk uitvoerden. In totaal heeft het maar een aantal weken geduurd om de robot te maken met behulp van UiPath-software.’

Vliegwieleffect in de slimme richting

Er liggen nog een hoop vergelijkbare kansen binnen de KLM Finance-organisatie. Martin denkt dan ook dat het loont om verder te automatiseren en digitaliseren. ‘Repetitief werk wil niemand, dus fijn als machines en systemen het kunnen overnemen. Bovendien levert dat allerlei nuttige data op, wat weer een hoop analyse- en automatisatiekansen biedt. Waar we dat principe concreet kunnen toepassen? Nou, bijvoorbeeld vlak na de factuurcheck van Fiona: dan verwerken we nu nog zelf de factuur in het systeem. Maar een PDF in een map of de relevante info van alle facturen in een database, dat is een wereld van verschil. Dat wordt de volgende stap in ons verbeterproces.’

Leren en afkijken van elkaar

‘Fiona slaat aan. Hetzelfde geldt voor Filipe en Fayenn, de robots van andere Finance-afdelingen,’ zegt Martin. Andere teams binnen KLM kunnen een hoop opsteken van de ervaringen van Martin en z’n collega’s. ‘Maar andersom ook, hoor: er zijn een hoop KLM’ers met relevante ervaringen of producten waar wij weer veel aan hebben. Overal binnen de organisatie wordt aan de lopende band vernieuwd. We proberen elkaar hier steeds meer van op de hoogte te houden en van elkaar te leren.’

Alle ruimte voor initiatief

Martin werkte nog maar net bij KLM toen hij nauw betrokken raakte bij project Fiona. ‘Dat vind ik al hartstikke mooi: ik ben echt gevraagd om bij te dragen en mee te denken, waar gebeurt dat nou als je er pas net werkt? Ik heb in anderhalf jaar gemerkt dat je écht alle vrijheid hebt om te innoveren en ideeën te opperen, als je maar een goed idee hebt en initiatief neemt – ondanks de grootte is KLM dan een erg platte organisatie. Tel daar de eindeloze doorgroeikansen bij op, en je snapt: het werk hier hoeft nooit saai te zijn.