KLM Recruitment Privacyverklaring

Onze privacy toezegging aan u

Wanneer u solliciteert op een functie bij ons, vertrouwt u ons uw persoonsgegevens toe. Wij vinden deze relatie extreem belangrijk en beloven u het volgende:

  • Wij verwerken uw persoonsgegevens volgens de Europese wet- en regelgeving voor gegevensbescherming en andere privacywetgeving die van toepassing is om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang en om veilige gegevensoverdrachten te garanderen.
  • Wij zijn transparant over hoe wij uw verzamelde persoonsgegevens gebruiken.
  • Wij maken vooraf duidelijk wat het voordeel van het delen van uw persoonsgegevens is en sluiten onze communicatie aan op uw behoeften en voorkeuren.
  • Wij doen dit in begrijpbare taal en gedurende hele sollicitatieproces.
  • Wij zorgen dat u controle heeft over uw persoonsgegevens en gebruiken uw feedback om onszelf continue te verbeteren.
  • Wij zorgen dat uw persoonsgegevens veilig zijn bij ons. In het onwaarschijnlijke geval dat uw persoonsgegevens zijn gelekt, zorgen wij ervoor dat het lek zo snel mogelijk wordt gestopt en u onmiddellijk op de hoogte wordt gesteld.
  • Als wij uw persoonsgegevens buiten onze organisatie moeten vrijgeven, beschrijven wij dit expliciet in onze privacyverklaring. Wij delen, verkopen of geven uw persoonsgegevens niet aan een externe organisatie zonder uw nadrukkelijke toestemming.
  • Wij gaan betrouwbaar met uw persoonsgegevens om en streven naar internationale certificeringen (zoals ISO-27001).

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die KLM verwerkt wanneer een sollicitant het sollicitatieproces ingaat of contact met ons opneemt. Wij verwerken uw persoonsgegevens primair voor het sollicitatieproces en om uw vragen te beantwoorden. Uw persoonsgegevens worden ook gebruikt voor een screening wanneer uw een arbeidsovereenkomst aangaat met KLM. Een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) is voor een aantal functies binnen KLM vereist. Uw persoonsgegevens zullen dan ook voor de aanvraag hiervan worden gebruikt wanneer deze eis op uw functie van toepassing is. Ook is voor een aantal functies een Schiphol pas vereist. Uw persoonsgegevens zullen dan voor de aanvraag hiervan gebruikt.

In deze privacyverklaring vindt u meer informatie over de persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken en welke rechten u heeft. 

Indien u via de KLM-vacaturesite solliciteert op een functie bij één van de KLM-dochterondernemingen, is de privacyverklaring van de betreffende dochteronderneming van toepassing op het sollicitatieproces. U vindt een link naar deze privacyverklaring in de vacature of op de website van de dochteronderneming.

1. Wie zijn wij

Wij zijn de Koninklijke Luchtvaart Maatschappij NV (ook bekend als KLM Royal Dutch Airlines of KLM), gevestigd aan de Amsterdamseweg 55, 1182 GP Amstelveen. KLM is onderdeel van de Air France-KLM Groep. Kijk voor meer informatie op onze website www.klm.com onder ‘Corporate‘. KLM is verantwoordelijk voor de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens conform deze privacyverklaring.

2. De soorten persoonsgegevens die wij verwerken

2.1. Algemeen Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

(A) Naam en overige identiteitsgegevens Als u een profiel/persoonlijk account aanmaakt op de KLM-sollicitatiesite, registreren wij uw naam en het land van vestiging.

(B) Uw contactgegevens en gegevens over uw persoonlijke account of registratie Wij registreren uw telefoonnummer en e-mailadres.

(C) Onze communicatie met u Als u ons een e-mail stuurt, of contact met ons opneemt online of via sociale media, registreren wij uw berichten. Als u ons belt, leggen onze medewerkers uw vragen of klachten vast in onze database.

(D) Informatie die wij verzamelen als u gebruikmaakt van onze websites en andere digitale media Wanneer u onze websites bezoekt of andere digitale diensten, kunnen wij uw IP-adres, type browser, besturingssysteem, doorverwijzende website en surfgedrag vastleggen. Deze informatie wordt verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën. Meer informatie is te vinden in ons cookie beleid

(E) Informatie die u met ons wilt delen Wij verwerken de informatie die u op eigen initiatief met ons deelt, bijvoorbeeld als u uw interesses en voorkeuren kenbaar maakt op onze website of wanneer u een survey invult.

2.2 Speciale categorieën persoonsgegevens Voor bepaalde categorieën persoonsgegevens, zoals gegevens waaruit ras, etnische afkomst, geloof of levensovertuiging blijken, gegevens over uw gezondheid of strafrechtelijke gegevens, gelden op grond van de toepasselijke privacywetgeving strengere regels. Wij verwerken deze persoonsgegevens wanneer u deze met KLM deelt. Normaal gesproken verzamelt en verwerkt KLM deze categorie van persoonsgegevens in het sollicitatieproces niet.

3. Hoe wij uw gegevens verzamelen

Wij verzamelen de hiervoor genoemde categorieën van persoonsgegevens als volgt:

(A) Door u verstrekte persoonsgegevens Wanneer u een profiel / persoonlijk account aanmaakt op de KLM-sollicitatiesite, een survey invult of zich aanmeldt voor het ontvangen van e-mails.

(B) Persoonsgegevens die wij ontvangen van andere partijen, zoals bijvoorbeeld uitzendbureaus Wij ontvangen dan uw gegevens van deze partijen om uw sollicitatie(s) af te handelen. We ontvangen dan uw identificatiegegevens en contactgegevens.

(C) Als u onze website of mobiele apps gebruikt, verzamelen wij informatie via cookies en vergelijkbare technologieën KLM maakt gebruik van eigen cookies en van cookies van derden. Meer informatie hierover vindt u in ons cookiebeleid.

(D) Wij ontvangen bepaalde informatie van de overheid of van overheidsinstanties ten behoeve van de veiligheid binnen KLM Deze persoonsgegevens zijn gerelateerd aan het KLM-screeningproces en de aanvraag van een VGB, indien noodzakelijk voor de functie.

4. De doeleinden waarvoor wij uw gegevens gebruiken

4.1. De belangrijkste doeleinden waarvoor wij uw gegevens gebruiken

(A) Om onze diensten in het sollicitatieproces aan u te leveren Wij gebruiken de onder 2.1 (A) tot en met (E) beschreven informatie om uw sollicitatie af te handelen. Wij gebruiken uw contactgegevens om u over de status van uw sollicitatie te informeren.

(B) Om u een survey te sturen over het sollicitatieproces Het is mogelijk dat u een uitnodiging ontvangt om een survey in te vullen over uw ervaringen voor, tijdens en na het sollicitatieproces. De resultaten van deze survey zullen volledig geanonimiseerd worden verwerkt. Deelname is uitsluitend om vrijwillige basis en zal uw sollicitatieproces op geen enkele wijze beïnvloeden.

(C) Om u aanbiedingen van vacatures van KLM te sturen Als u een profiel/account aanmaakt op de KLM-vacaturesite kunt u aangeven of u gepersonaliseerde e-mails en aanbiedingen wilt ontvangen over vacatures. Uitschrijven: U kunt zich op ieder moment uitschrijven voor deze e-mails en aanbiedingen. Hieronder vindt u een uitleg over hoe u zich kunt uitschrijven.

- E-mails: U kunt zich op ieder moment uitschrijven van aanbiedingen en vacatures waarvoor u zich heeft aangemeld door te klikken op de uitschrijven link in de e-mail. Als u zich uitschrijft, ontvangt u enkel nog berichten die noodzakelijk zijn voor uw sollicitatie.

- Door contact op te nemen met ons Privacy Office: U kunt zich altijd afmelden voor berichten met aanbiedingen door contact met ons op te nemen (zie paragraaf 8 ‘Uw rechten’ hieronder).

(D) Om met u te communiceren Wij gebruiken uw contactgegevens om met u te communiceren over het sollicitatieproces, om uw vragen te beantwoorden en uw klachten af te handelen.

(E) Voor onze bedrijfsvoering of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen Wij verzamelen, gebruiken en bewaren uw persoonsgegevens voor onze bedrijfsvoering, zoals onze administratie, voor fraudepreventie en -bestrijding of voor geschillenbeslechting. Wij verwerken uw persoonsgegevens ook ten behoeve van de naleving van onze wettelijke verplichtingen.

4.2 Wettelijke grondslag We kunnen uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. In veel gevallen hebben wij uw persoonsgegevens nodig om uw sollicitatie in ontvangst te nemen en te verwerken, uw sollicitatie te registreren, selectiegesprekken te plannen, om uw vragen te beantwoorden en om de screening uit te voeren. (zie 4.1 (A), (B) en (E) hierboven). Wij verwerken uw gegevens dan op de rechtsgrond ‘de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke’. Wij maken altijd een zorgvuldige afweging van alle belangen: uw belangen, die van anderen en die van KLM. Als u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens (welke toestemming u te allen tijde weer kunt intrekken, zie paragraaf 8 ‘Uw rechten’ hieronder), verwerken wij uw gegevens op basis van die toestemming. Op die grondslag zullen wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld verwerken om u te informeren over vacatures en voor uw deelname aan surveys. (zie 4.1 (B) en (C) hierboven). Indien u weigert om de persoonsgegevens te verstrekken die we nodig hebben voor de uitvoering van het sollicitatieproces of voor de naleving van een wettelijke verplichting, kunnen we mogelijk het sollicitatieproces niet voltooien. Dan moeten we bijvoorbeeld uw sollicitatieproces stoppen. Als u onvolledige of onjuiste gegevens heeft verstrekt, kunnen wij ons genoodzaakt zien om u de toegang tot het sollicitatieproces te ontzeggen of het sollicitatieproces af te breken.

5. Verlenen van inzage aan of uitwisseling van gegevens met derden

5.1. Algemeen Wij kunnen uw persoonsgegevens in de volgende gevallen aan derden verstrekken:

(A) Voor het faciliteren van de VGB-aanvraag. Om deze Verklaring van Geen Bezwaar aanvraag af te handelen (indien noodzakelijk voor de functie), moeten wij uw persoonsgegevens uitwisselen met de Nederlandse autoriteiten, de AIVD.

(B) Met een uitzendbureau Indien u als flexmedewerker al werkzaam bent geweest voor KLM is het mogelijk dat wij, om te bepalen welke contractvorm wij u kunnen aanbieden, contact opnemen met het uitzendbureau waarvoor u werkzaam bent/ bent geweest.  Wij zullen hiervoor te allen tijde vooraf aan u toestemming vragen voor deze verwerking van uw persoonsgegevens.

(C) Voor ondersteunende of aanvullende diensten Om onze diensten te leveren, maken wij gebruik van ondersteunende of aanvullende diensten van derden, zoals IT-leveranciers, sociale-media-providers en marketing- en screeningbureaus. Al deze derden zijn verplicht uw persoonsgegevens afdoende te beschermen en deze alleen te verwerken overeenkomstig onze instructies. Binnen de Air France-KLM Groep wordt voor de bedrijfsvoering gebruikgemaakt van gecentraliseerde databases en systemen. Deze centrale databases en systemen kunnen door een van de groepsmaatschappijen worden gehost of beheerd voor de andere groepsmaatschappijen. Daarnaast kunnen bepaalde operationele functies ten behoeve van de efficiency door een van de groepsmaatschappijen worden uitgevoerd voor de andere groepsmaatschappijen. Dit betekent dat onze groepsmaatschappijen in dat kader toegang kunnen hebben tot uw persoonsgegevens. Onze groepsmaatschappijen mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken wanneer dat nodig is voor de betreffende bedrijfsfunctie en overeenkomstig deze privacyverklaring.

6. Veiligheid en bewaring

6.1. Veiligheid

(A) Onze inzet Borging van de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens heeft bij ons prioriteit. Rekening houdend met de aard van uw persoonsgegevens en de risico's van verwerking, hebben wij alle passende technische en organisatorische maatregelen getroffen die vereist zijn op grond van de geldende wettelijke voorschriften (met name artikel 32 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)), zodat een passend veiligheidsniveau is geborgd en met name ter voorkoming van onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging of verstrekking van, inbreuk op of onbevoegde toegang tot deze gegevens.

(B) De veiligheidsmaatregelen die wij hebben getroffen

1. Organisatorische maatregelen Wij hebben diverse organisatorische maatregelen getroffen ter vergroting van de alertheid bij onze medewerkers en ten behoeve van de verantwoording. Er zijn programma's geïntroduceerd die zorgen voor een groter bewustzijn en tegelijk de uitwisseling van ‘good practices’ en veiligheidsstandaarden bevorderen. In dat kader hebben onze medewerkers toegang tot een breed scala aan documenten over informatiebeveiliging en privacybescherming en alles wat daarbij komt kijken.

2. Technische maatregelen We houden streng toezicht op de fysieke en logische toegang tot de interne servers waarop uw persoonsgegevens gehost of verwerkt worden. We beveiligen ons netwerk met de nieuwste hardware (Firewall, IDS, DLP etc.) en architectuur (met inbegrip van veiligheidsprotocollen zoals TLS 1.2) om de risico's van cybercriminaliteit te voorkomen en te beperken.

3. Contractuele maatregelen Wij kunnen gebruik maken van de diensten van derde partijen in het sollicitatieproces, zoals bijvoorbeeld een assessmentbureau.  KLM stelt strenge eisen aan deze derde partijen en er worden met deze partijen contractuele afspraken gemaakt over het doel van de verwerking en de beveiliging van uw persoonsgegevens.

(C) De ontwikkeling van onze beveiligingssystemen Om een passend veiligheidsniveau te handhaven, beschikken wij over interne processen volgens de beste standaarden (met name de ISO 27000-standaarden). We maken gebruik van ter zake kundige professionals om een zo hoog mogelijk beschermingsniveau te borgen. In dat kader onderhouden wij een speciale relatie met het NCSC (National Cyber Security Centre).

(D) Wat u zelf kunt doen Bij de beveiliging en geheimhouding van persoonsgegevens draait het om een optimale inzet van alle betrokkenen. Wanneer u solliciteert maakt u een gebruikersnaam en wachtwoord aan. Deze gegevens dienen te allen tijde geheim te blijven. Als deze referenties bij anderen terechtkomen, kunnen zij toegang krijgen tot uw account via onze systemen. Ook adviseren wij u om de wachtwoorden die u voor onze diensten gebruikt, niet aan derden te verstrekken, om systematisch uit uw profiel uit te loggen en om het browserscherm na afloop van uw sessie te sluiten, met name als u vanaf een openbare computer van internet gebruikmaakt. Zo voorkomt u dat andere gebruikers uw persoonsgegevens kunnen inzien. Om het risico van hacking te voorkomen, raden wij aan om voor elke onlinedienst waarvan u gebruikmaakt, een ander wachtwoord te gebruiken. Wij zijn niet verantwoordelijk voor diefstal van uw gegevens op een platform dat niet door ons wordt beheerd. Als u deze gegevens toch op sociale media plaatst, dient u bekend te zijn met de algemene gebruiksvoorwaarden, de informatiebeveiliging en het privacy beleid van de betreffende netwerkaanbieders. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de wijze waarop uw gegevens op een dergelijk platform worden verwerkt, opgeslagen of doorgegeven.

(E) Beheersing van veiligheidsincidenten 'Nul risico' bestaat niet en zelfs als we alle passende veiligheidsmaatregelen treffen, kunnen er nog onvoorziene dingen gebeuren. Wij beschikken over specifieke procedures en middelen om veiligheidsincidenten zo goed mogelijk te beheersen. Daarnaast hanteren we een specifieke procedure voor het beoordelen van potentiële datalekken die kunnen resulteren in onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging of onbevoegde verstrekking van of toegang tot uw persoonsgegevens, voor het tijdig melden van datalekken bij de bevoegde toezichthouder en aan u als we denken dat het datalek een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden. We testen periodiek of de veiligheidsinstallaties functioneren en of de gehanteerde procedures en apparatuur afdoende zijn.

6.2. Bewaring Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Hoe lang uw persoonsgegevens worden bewaard, hangt af van de doeleinden waarvoor deze gegevens worden verwerkt en van de geldende wettelijke bewaartermijn. Indien u wordt afgewezen voor de functie waarop u hebt gesolliciteerd, worden uw sollicitatiegegevens één jaar na einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Zie 4.2.

7. Internationale doorgifte van gegevens

KLM zal de gegevens die van u verzameld zijn in het sollicitatieproces niet doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte.

8. Uw rechten

8.1. Door contact op te nemen met ons Privacy Office (zie 8.4 hieronder) kunt u alle rechten uitoefenen die u volgens de geldende privacywetgeving toekomen, waaronder (A) het inzien van uw gegevens, (B) het rectificeren van uw gegevens, (C) het wissen van uw gegevens, (D) het beperken van de verwerking van uw gegevens, (E) het recht op gegevensoverdraagbaarheid en (F) het recht om bezwaar te maken tegen verwerking.

(A) Recht van inzage U mag ons vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken. Is dat het geval, dan kunt u inzage in deze gegevens krijgen in de vorm van een kopie.

(B) Recht op rectificatie U heeft het recht om uw gegevens te rectificeren indien deze onjuist of onvolledig zijn. Op verzoek corrigeren wij onjuiste persoonsgegevens en vullen wij onvolledige persoonsgegevens aan, rekening houdend met de verwerkingsdoeleinden; dit kan de afgifte van een aanvullende verklaring inhouden.

(C) Recht op gegevenswissing U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. Dit betekent dat wij uw gegevens dan verwijderen. Het wissen van uw persoonsgegevens vindt alleen plaats in bepaalde gevallen, die wettelijk zijn voorgeschreven en vermeld staan in artikel 17 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), bijvoorbeeld wanneer uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij oorspronkelijk werden verwerkt of wanneer ze onrechtmatig zijn verwerkt. Door de wijze waarop wij bepaalde diensten hebben ingericht, kan het enige tijd duren voordat back-ups zijn gewist.

(D) Recht op beperking van verwerking U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken. Dit houdt in dat wij de verwerking van uw gegevens gedurende een bepaalde tijd opschorten. Omstandigheden die hiertoe aanleiding kunnen geven, zijn onder meer situaties waarin de juistheid van uw persoonsgegevens wordt betwist, maar wij enige tijd nodig hebben om de (on)juistheid daarvan te verifiëren. Dit recht betekent niet dat wij uw persoonsgegevens niet mogen blijven opslaan. Wij laten u weten wanneer de beperking wordt opgeheven.

(E) Recht op gegevensoverdraagbaarheid Uw recht op gegevensoverdraagbaarheid houdt in dat u ons mag vragen om uw persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Op verzoek en indien dit technisch mogelijk is, worden uw persoonsgegevens door ons dan rechtstreeks overgedragen aan de andere verwerkingsverantwoordelijke.

(F) Recht van bezwaar U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u ons kunt vragen om uw persoonsgegevens niet langer te verwerken. Dit geldt alleen als ‘gerechtvaardigde belangen’ (waaronder profilering) de rechtsgrond voor de verwerking vormen (zie 4.3 ‘Wettelijke grondslag’ hierboven). U kunt te allen tijde kosteloos bezwaar maken tegen direct marketing wanneer uw persoonsgegevens voor dit doel worden verwerkt. Hieronder valt ook profilering in verband met direct marketing. Als u dit recht uitoefent, verwerken wij uw persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden.

8.2. Intrekking van uw toestemming U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de specifieke instructies te volgen die betrekking hebben op de verwerking waarvoor u toestemming heeft gegeven. U kunt uw toestemming bijvoorbeeld intrekken door te klikken op de afmeldlink in de e-mail. U kunt ook contact opnemen met het Privacy Office van KLM. Meer informatie over het intrekken van uw toestemming voor cookies en vergelijkbare technologieën die wij gebruiken wanneer u onze websites bezoekt of apps gebruikt, is te vinden in ons cookiebeleid.

8.3. Weigering of beperking van rechten Er kunnen zich situaties voordoen waarin wij uw hierboven in 8.2 beschreven rechten kunnen weigeren of beperken. Wij beoordelen per geval zorgvuldig of er sprake is van een dergelijke uitzondering. U ontvangt hiervan bericht. Zo kunnen wij uw verzoek tot inzage weigeren wanneer dit nodig is ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen, of we kunnen weigeren om uw persoonsgegevens te verwijderen als de verwerking van deze gegevens nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid geldt bijvoorbeeld niet als de persoonsgegevens niet door u zijn verstrekt of als we de gegevens niet verwerken op basis van uw toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst.

8.4. Privacy Office Als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u dit doen door een verzoek in te dienen bij het Privacy Office van KLM: KLM Privacy Office - AMSPI Postbus 7700 1117 ZL Luchthaven Schiphol Nederland E-mail: KLMPrivacyOffice@klm.com

8.5. Vragen, opmerkingen of klachten Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Als uw probleem niet naar tevredenheid is opgelost, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag belast met het toezicht op de naleving van de privacywetgeving.

9. Actualisatie van deze privacyverklaring

9.1. Deze privacyverklaring treedt in werking op 24 augustus 2023 en vervangt onze privacyverklaring d.d. 2022. Deze privacyverklaring wordt van tijd tot tijd herzien. Wij informeren u over eventuele wijzigingen.